クイックレスポンスの重要性
「quick response」単語の通り、早く返答するという意味です。
先日、管理人はこのクイックレスポンスが出来ていなかった為にお叱りの言葉を受けました。普段プライベートでもお仕事でもお付き合いのある方からのお言葉でした。
その日管理人はプライベートでその方とやり取りをしていました。一通り要件が済みお礼のメールを送付後、子供のお迎えに行き買い物や食事の準備などを済ませ、落ち着いたところで携帯を確認するとかなりお怒りのご様子でした。
慌てて電話を掛けると、こちらの返答が3時間無かったことがすごく不快な気分になり、今後一緒に仕事がしたくないのだと感じたそうです。
状況を説明し、まず不快な気分にさせた事に対して丁寧に謝罪いたしました。
その後、子供のお迎えに行きバタバタしていた事や要件がビジネスであるという認識が無かった事、そしてその日はオフの状態であった事を説明。
しかし先方から言わせると「仕事とプライベートあなたがどんな状況かこちらは知らない」「子供を見ていても間で返信出来たでしょ」「返信出来ないなら、後ほど返信する旨の連絡を入れて」だそうです。
反省すべき点と、理解してほしい点、どちらもあるのですが、今回の件で先方に不快な思いをさせた事は事実です。これを機会に今後レスポンスや公私の線引きについてどう取り組んで行くべきか考えてみました。
というのも、在宅ワークの一番のデメリットとして、公私の境が無くなることが挙げられます。せっかく家庭と仕事の両立を図る為に在宅勤務を選択したのに、そこが曖昧になると、公私のバランスも乱れていきます。
そうならない為にも、公私の境ははっきりさせ、オフの場合も不快な思いをさせたり迷惑を掛けることが無いように、事前対策しておくことが大切です。
公私混同しない為の対策方法
公私の線引
フリーランスであっても、会社員であっても線引はしっかりしておきましょう。線引する際には「場所」と「時間」この2点を意識しましょう。
まずは「場所」です。テレワークですと、家でもカフェでも好きな場所で仕事ができるというメリットがありますが、PCをリビングに置いてしまうと家庭との切り離しが難しくなります。通常の生活スペースから少しだけ、お仕事をする場所をずらしてみましょう。
場所的に余裕があれば、書斎スペースを設けるなどして集中出来る環境を作ることが大切です。
次に「時間」です。時間も各々の裁量に委ねられますが、しっかり仕事のスケジュールを組んで管理しましょう。フリーランスで働く場合でも、先方とのやり取りが必要な仕事もあるかと思います。自分なりにコアタイムとフレキシブルタイムを設定して効率よくお仕事を進めていきましょう。
スケジュール管理には、Googleのカレンダーやタスク管理ツールを使用しましょう。細切れのお仕事が多い場合は、無料のタスク管理ツールでお仕事の見える化を図りましょう。
スケジュールの見える化
自分で公私の線引をしてスケジュールを組んだら、次にお仕事でやり取りをする同僚や、クライアント様にそのスケジュールが見えるようにしておきます。カレンダーやタスク管理ツールを使用する事でスケジュールの共有は可能です。
他にも、普段使用している連絡ツールがあれば、そのツールの目につく場所にスケジュールを表示しておくとより親切な印象です。○日休、○日10時～12時不在などツールによっては営業時間の設定も可能ですので、営業時間外は自動返信文を流す設定をしておいても良いでしょう。
相手のスケジュールも確認
当然、お仕事の相手にも予定があります。ある程度スケジュールなど共有されている場合は、きちんと確認してから連絡を入れるようにしましょう。特にOFFの場合や業務が立て込む時期が分かっているにも関わらずそのタイミングで、連絡を入れると若干空気を読めいていないと思われるかもしれません。顔が見えないお付き合いでも「空気が読める人」と「空気が読めない人」が居ます。
最後は誠実さ
在宅ワークでは、普段顔を合わせる事が無いため、より高いテキストコミュニケーションのスキルが必要になります。
必要な事を完結にわかりやすく伝える事は勿論、相手の事をきちんと理解した上で思いや考えを伝える必要があります。表情や声が直接届かないからこそ、そういった思いやりの心を持つことが信頼関係を構築する上で重要なのです。