タスク管理の基本
タスク管理と言われてもピンと来ない方もいらっしゃるのではないでしょうか？
しかし、実はこのタスク管理、主婦の方ほど得意な分野であり、これを上手く管理していくことで仕事の時間や自分の時間を確保する事が出来るようになります。
タスク管理とは
カレンダーに予定を記入したり、アプリで予定を共有する事をスケジュール管理と言いますよね。
それではなくて、個人のやるべき仕事（用事）をピックアップしてカテゴリ分けしたり、優先順位をつけたり、進捗を管理していく事をタスク管理と言います。
主婦はタスク管理のプロ
難しく考えないでくださいね。お子様がいらっしゃる方などは普段から実は実践されています。
例えば朝、主婦の方ならこれくらいのタスクをほぼ同時進行で片付けていらっしゃるのでは無いでしょうか。「朝食を作る」「子供を起こす」「掃除をする」「子供の学校に連絡を入れる」「自分の身支度」「洗濯」
毎日やっている事なので意識していなくても、優先順位を付けて対応出来るのですね。では、これをもう少し視野を広げて考えてみましょう。
先程の例では「家事」がメインでしたが、主婦は忙しいですよね。「家事」+「育児」+「付き合い」+「仕事」等々、1日何をやっているかと聞かれると、即答し辛いながらも実は多くのタスクを片付ける天才なのです。
なぜタスク管理が必要なの？
納期を守るため
在宅で仕事をする場合、仕事の時間や進め方などは個人に委ねられます。在宅ワークは家庭との両立が可能ですが、その分自己管理も重要になります。
1日24時間しか無い中で家事や育児、仕事など各プロジェクト毎にタスクを洗い出し時間を効率よく使う事が重要になります。納期付きの仕事などは、家庭の用事が立て込んでいて、などといった理由では待ってはくれません。
抜けを防ぐため
頭の中で、「あれやらないと」と思っているタスクが増えてくると、必ず抜けや期限切れのものが出てきます。
そうならない為にも、後述するタスク管理ツールなどを使用してやるべき事を全て洗い出し、期限を決めて片付けていくようにしましょう。
効率アップのため
タスクを洗い出して、優先順位をつけたり、期限を決めていくことで、効率よく仕事を片付けていくことが出来ます。個人の能力にもよりますが、複数のタスクを同時進行（マルチタスク）することで、時間短縮にもなります。
タスク管理をはじめる
何で管理するか決める
特に何でも構いません。パソコンやスマホの操作が苦手な方はメモ帳やスケジュール帳に書き出しても良いでしょう。無理に使い慣れないツールを使用すると、タスク管理は続かないですし、タスク管理自体が大きなタスクになってしまっては意味がありません。
大きく分けると、メモ帳などのアナログ手法で管理するか、スマホアプリやPCなどのデジタル手法で管理するかの二択になるかと思います。これから在宅ワークを始める予定の方は、出来ればデジタル手法に慣れていただきたいです。
今あるタスクを洗い出す
とりあえずポコポコ今抱えているタスクを洗い出してみましょう。例として、管理人の現在タスクを挙げてみます。
スケジュールを決める
タスクの中には期限を決めておかなければならないものがありますよね。それらは期限付きでピックアップしておきます。上記例でいうと、年賀状やお歳暮など、時期が決まっているもの。
逆に、一定の期間を経過していないと着手出来ないものもありますよね。意外とこちらの方が抜けが発生しやすいので、しっかりピックアップしておきましょう。上記例でいうと、子供の予防接種などでしょうか。
優先順位をつける
各タスクの期限（スケジュール）が見えてきたら、今度は優先順位を付けて片付けていきましょう。この優先順位をつける事が最重要ポイントです。
順位を付けずに、なんとなくで「今日時間あるし、家の掃除しておこう。」と無計画な行動をしていると、年末になり、年賀状やらご挨拶やら子供の行事やらがどどっと立て込んできます。
上記例でいくと、期限のついている年賀状、喪中の方の確認などを片付けましょう。
小さなお子様がいる場合
小さなお子様がいらっしゃる場合は、「子：居てもできるタスク」と「子：居たらできないタスク」もタグ付けして管理しておくと良いですね。
子NG：大掃除など 子OK：年賀状の印刷・買い物
子が居ない時には優先して子NGタスクから片付けていきましょう。最近は「〇〇」さんへ連絡、といった連絡系タスクも多いように感じます。こちらの連絡系タスクも、時間帯が限られるので、時間帯別にタグ付けして管理しておいても良いかと思います。
個人的なまとめ
簡単にタスク管理のメリットをお話させていただきました。管理人個人も普段、家の事、子供の事、仕事、テレコプロジェクト、資格試験の勉強など沢山のプロジェクトを抱えています。
しかし、ゆっくり晩酌する時間も週末お友達とランチする時間もきちんと確保出来ています。
今あたまの中に「あれしなきゃ」「これしなきゃ」状態の方は、是非ご自身のタスクを管理する習慣を身につけてみてはいかがでしょうか。
フリーランスの場合、細切れタスクのお仕事やプロジェクトのお仕事などマルチタスクで進めていく事も考えられます。後のお仕事管理にもかなり役に立つ習慣だと思いますので、難しい事は考えず、日常タスクの整理から始めてみませんか。
参考：管理人は「todoist」アプリを使用しています。